¿ QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ?
Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.
También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da
un énfasis y una atención especial para conducir actividades no
repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que
actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en
cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales,
capital, recursos humanos y tecnología.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que
es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales,
en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de
hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en
defensa nacional, etc.
Los cambios tecnológicos, la necesidad
de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de
los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido
de operaciones en una organización, provocando que los métodos de
administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la
administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas
alternativas de organización.
Sirve para aprovechar de mejor
manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o
tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y
efectivas para obtener el máximo beneficio.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.
La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.
Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.
¿ QUÉ ES EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ?
El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que
cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la
ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un
conjunto de circunstancias único en cada proyecto.El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de
mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el
proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de
administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto
mediante compromisos contractuales.Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.
Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.
Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:
* ¿ Qué se va a hacer ?
* ¿ Cuándo se va a hacer ?
* ¿ Por qué se va a hacer ?
* ¿ Cuánto dinero está disponible para hacerlo ?
* ¿ Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.
CONCLUSIONES
Después de haber realizado este trabajo, se puede observar que las
organizaciones actuales, debido a su complejidad de operaciones,
recursos y manejo, requieren un tipo de administración un poco más
enfocada a metas específicas.La administración de proyectos es una respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien es una extensión del administrador general.
Mientras que el administrador de proyectos se encarga de propósitos específicos, el administrador general puede delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la organización.